Privacy Policy

Flexwebhosting respecteert uw privacy

PRIVACY VERKLARING

Om je zo goed mogelijk onze diensten aan te kunnen bieden, hebben we natuurlijk wat gegevens nodig. Met de gegevens die jij aan ons geeft, springen we erg zorgvuldig om. In deze privacyverklaring lees je:

- wat we verzamelen
- waarom we dat doen
- waar we het opslaan
- met wie we dat delen
- en hoe lang we ze bewaren
- speciale aandacht voor juistheid van gegevens

Wat we van je nodig hebben (en waarom)

Wanneer je bij ons klant bent of wordt, hebben we in ieder geval jouw persoonlijke gegevens nodig. Naam, adres en woonplaats, telefoonnummer en een werkend e-mailadres. Op die manier kunnen we contact met je opnemen wanneer dat nodig is en bijvoorbeeld een correcte factuur opstellen.

In sommige gevallen, is er nog meer nodig. Denk aan een KvK of BTW nummer voor bedrijven om zakelijke registraties of uitgebreide SSL-certificaten te bestellen, of een geboortedatum of ID-nummer voor specifieke domein-extensies. Bestel je dat soort dingen niet, hoeven we die informatie ook niet te hebben.

In ons klantenportaal wordt je IP-adres waarmee je in de klantenpagina inlogt, bijgehouden. Zo kunnen we altijd zien vanuit welk IP-adres een bepaalde bestelling is geplaatst of een DNS-record is gewijzigd. Niet alleen is dat voor jezelf handig om te weten als er een keer om gevraagd wordt, maar we gebruiken die IP-adressen ook om kwaadwillende gebruikers te kunnen blokkeren op onze bestelsystemen en zo overlast een halt toe te roepen.

Waar slaan we dit allemaal op?

Alle data die wij verzamelen staat op onze eigen servers. Al onze servers staan in Nederland. Met andere woorden: alle persoonlijke informatie waar je ons mee vertrouwt, blijft binnen Nederland. Ze zijn voorzien van de laatste beveiligings-methodes, zowel fysiek als softwarematig. Je komt ons datacenter bijvoorbeeld niet binnen zonder een stevige kerel bij de bewaking voorbij te moeten lopen en onze systemen zijn beveiligd met Comodo SSL-certificaten.

Er zijn twee uitzonderingen, daar komen we zo op terug.

Met wie delen we jouw gegevens?

Jouw gegevens geef je in vertrouwen aan ons en wij gebruiken deze alleen zelf. Er gaat geen derde partij statistieken berekenen of andere dingen doen aan de hand van adressen uit ons bestand. Of hoe veel Willems of Janssensen we hebben in vergelijking met concullega's. Zelfs niet als die derde partij ons daar veel geld voor wil betalen. Wij verkopen helemaal niets door.

Maar, we geven je gegevens wel door. Dat moet ook wel en gebeurt alleen in deze gevallen:

- Adyen is onze betalingsprovider voor online betalingen en automatische incasso's. Die moet natuurlijk weten wie er wat moet betalen. Wij willen ook een boterham kunnen eten.

- Je wilt online en daarom registreer je domeinnamen bij ons. Dat registreren gebeurt via een registry, we gebruiken hiervoor onder andere OpenProvider en de SIDN. Deze bedrijven zijn beide Nederlands en moeten, volgens de verplichtingen opgelegd door de uitgevende partijen, weten voor wie ze een domeinnaam vastleggen. Die gegevens worden ook doorgegeven aan de uitgevende partij, bijvoorbeeld de ICANN, die ze vervolgens publiceren. Zo zie je jouw naam en adres wel eens terug in een publiekelijk toegankelijke WHOIS database.

- Als er een agent met een door een Officier van Justitie ondertekende vordering op de koffie komt, krijgt die waar hij of zij om vraagt. Met een klontje suiker.

Verder houden we je ook graag op de hoogte via een nieuwsbrief. Hiervoor gebruiken we MailChimp als provider. Je kent ze vast, en niet zonder reden. MailChimp is echt geweldig als het aankomt op het maken en versturen van nieuwsbrieven en we werken er graag mee. Dit is wel een Amerikaanse partij, maar we vertrouwen die desalniettemin. Lees bijvoorbeeld hier (https://mailchimp.com/legal/privacy/) hoe zij met Privacy omgaan en hier (https://kb.mailchimp.com/accounts/management/about-mailchimp-the-eu-swiss-privacy-shield-and-the-gdpr) hoe ze het EU Privacy Shield inzetten. Wij vertrouwen MailChimp jouw e-mailadres en je voor- en achternaam toe.

In het uitzonderlijke geval dat je een factuur niet betaalt, willen we je er graag aan helpen herinneren. Als je op onze eigen mailtjes, brieven en telefoontjes niet reageert, zetten we hier een partij voor in die daar in gespecialiseerd is. De incasso-bureau's waar wij mee samenwerken zijn ISB en DAS Incasso. Zij krijgen dan van ons jouw persoonlijke gegevens, zodat zij de vordering en het innen daarvan verder voor ons af kunnen afhandelen.

Hoe lang bewaren we wat?

Dit varieert, omdat we hier aan de ene kant te maken hebben met onze eigen administratie en aan de andere kant derde partijen waar we afspraken mee hebben.

Als wij je domeinnaam opheffen en hostingpakket weggooien terwijl dat helemaal niet jouw bedoeling was, willen we je graag herinneren aan die opzegging die je vorig jaar deed. Of als je opeens een factuur krijgt voor een supercoole domeinnaam, laten we je natuurlijk lezen dat je die drie jaar geleden in backorder hebt geplaatst. Jouw gegevens bewaren we dus voor zo lang als dat wij dat nodig achten.

Hebben we bijvoorbeeld een houderwijzigingsformulier waar jouw naam en adres op staat, moeten we die minimaal twee jaar bewaren nadat de domeinnaam uit ons beheer is. Van een houderwijziging uit 2013 die je morgen wegverhuist, gooien we het formulier dus pas over twee jaar weg. Dit doen we conform het reglement van de betrokken registry.

Daarnaast zit je met een zekere Nederlandse organisatie die ieder jaar je salaris controleert en daar een flink percentage van op willen strijken. De belastingdienst wil dat we tot zeven jaar terug kunnen aantonen waarom en aan wie we die ene factuur verstuurd hebben.

Om het voor onszelf dan makkelijk te maken, zorgen we dat we onze administratie dus zo lang bewaren als dat we verplicht zijn gegevens te kunnen overleggen. Dat betekent zeven jaar nadat we je de laatste factuur gestuurd hebben. Uiteraard kun je tussentijds wel de gegevens bij bijvoorbeeld MailChimp verwijderen en kun je in de privacy-verklaringen van bijvoorbeeld SIDN (https://www.sidn.nl/a/over-sidn/privacy) en ICANN (https://www.icann.org/dataprotectionprivacy) nalezen hoe het daarbij gesteld is.

Overigens, dat hostingpakket? Als jij het per vandaag opzegt, blokkeren we dat vandaag. Over twee weken gooien we het weg, tenzij je ons hebt gevraagd om het toch nog even beschikbaar te maken. Omdat je een e-mailtje kwijt bent of toch nog even een back-up van je website wilt maken bijvoorbeeld. Nog eens twee weken later is het dan echt klaar en halen we de digitale bezem door je pakket. Zorg dus voor die tijd dat je alles hebt (of verleng het pakket voor een jaartje).

Juistheid van gegevens

Wijzigen jouw gegevens tussentijds, bijvoorbeeld door een verhuizing of omdat je een ander e-mailadres gaat gebruiken? Laat ons dit dan weten! Zoals je ook in onze Algemene Voorwaarden kunt teruglezen, verwachten wij dat jij ons altijd de juiste gegevens geeft. Deze 'brengservice' zorgt er voor dat wij jou altijd kunnen bereiken en dat er geen misvatting kan ontstaan over waarom wij nog jouw oude e-mailadres gebruiken.

De gegevens die wij van je hebben, kun je altijd inzien in je klantenpagina. Bovenaan de pagina vindt je een navigatie-balk, waarin onder 'Profiel' alle contactgegevens staan die wij van je hebben. Je kunt ze daar ook aanpassen voor iets nieuws. Als je verhuisd bent bijvoorbeeld, of getrouwd (gefeliciteerd!) en je partners naam aanneemt.

Sommige gegevens kun je er zelfs verwijderen, maar alleen als we ze niet echt nodig hebben. Je KvK of BTW nummer kan leeg gelaten worden, handig als je bedrijf ophoudt te bestaan. Maar je naam willen we bijvoorbeeld wel graag houden.

Conclusie

Ja, je gegevens zijn veilig bij ons. Ja, we moeten ze ook wel eens doorgeven aan een derde partij. Wil je dat niet? Dan kunnen we je ook niet de dienst leveren die je zo graag zou willen hebben. Zo is het nu eenmaal.

Maar, dat neemt niet weg dat we ons best doen om uitsluitend de benodigde gegevens te vragen én dat we ook alleen maar zaken doen met gerenommeerde partijen die aantoonbaar een degelijk privacy-beleid voeren. Meer dan dat kan niemand doen.